Zu Beginn schreiben viele Leute ihre E-Mails im Internetportal ihres E-Mailanbieters.
Spätestens bei mehreren Adressen und dem Problem der Adressbuchpflege wird das umständlich und unsinnig.

Das ist der Zeitpunkt einen E-Mail Client zu installieren. Damit kann man mehrere E-Mailadressen verwalten. Man ruft Mails gleichzeitig ab, hat keine Werbezeilen mehr am Ende der Mail und kann leicht Mails verschieben und ablegen.
Ein zentrales Adressbuch sorgt für Ordnung.

Typische Clients sind Thunderbird, Windows Mail oder Outlook. Meine Empfehlung ist Thunderbird.

Der Client sollte so eingerichtet werden, dass man die Mails mit dem IMAP Protokoll abfragt. Damit bleiben die Mails beim Provider auf dem Server und man hat alle Mails auch zusätzlich noch über den Webzugang im Zugriff (z.B. im Urlaub oder von der Firma aus).
Das ist auch sinnvoll! Wenn man einen Festplattenschaden hat, sind trotzdem die Mails nicht verloren, da diese beim Provider liegen.

Wie man den E-Mailclient einrichtet, findest Du auf meiner Unterseite:
E-Mail Client zu einrichten